Memahami
Fungsi Manajerial untuk Lembaga Penelitian

Pendahuluan

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasi, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Efektif berarti tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sedangkan efisien berarti tugas yang dilaksanakan secara benar, terorganisir dan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Dalam mengelola suatu lembaga penelitian tidaklah mudah, diperlukan SDM yang sangat kuat.  Dalam menjalankan kegiatan di lembaga ini, SDM sebagai pendukung utama diharapkan memiliki kompetensi yang memadai. Dari sisi content, dibutuhkan para konsultan ahli/tenaga ahli yang relevan. Salah satu strategi yang dapat dilakukan dengan mengembangkan sistem kemitraan dengan narasumber / konsultan ahli yang berstatus part-time. Tenaga ahli ini bisa terdiri dari  para praktisi (Dinas Kesehatan, Rumah Sakit dan Klinisi) dan dosen-dosen di lingkungan universitas (Bagian IKM, Fakultas Kedokteran, Fakultas Ekonomi, Fakultas Hukum, dll). Sedangkan dari sisi manajemen, dibutuhkan SDM sebagai tenaga pendukung (supporting staff) untuk dapat mengelola manajemen lembaga secara efektif dan efisiensi.

Manajemen dasar yang perlu dipahami diantaranya adalah manajemen organisasi dan manajemen proyek, manajemen keuangan serta sistem akuntansi. Keterampilan pendukung lain yang akan didiskusikan juga yaitu teknik marketing, mengelola kegiatan seminar, manajemen waktu dan keterampilan komunikasi.

Tujuan

Setelah mempelajari Modul ini, para peserta yang menjadi pengelola lembaga penelitian dan/atau tenaga sekretariat diharapkan :
1.    Memahami fungsi manajerial dalam pengelolaan lembaga penelitian
2.    Memahami manajemen proyek
3.    Memahami teknik pengelolaan administrasi kegiatan pertemuan

Jalannya Modul

Tanggal 16 – 31 Januari 2013 : Mempelajari secara mandiri, program pelatihan jarak jauh melalui website http://manajemen-pendidikankedokterankesehatan.net/ 
Teleconference 1, Persiapan Kegiatan Pelatihan, 16 Januari 2013 pk. 12.00 – 13.00 WIB
Teleconference 2, Memahami Manajemen Pendidikan Tinggi dan Kepemimpinan, 21 Januari 2012 pk. 13.00 – 14.00 WIB
Teleconference 3, Tata Kelola Universitas Berdasarkan UU Pendidikan Tinggi dan Badan Layanan Umum, 22 Januari 2013, pk. 09.00 – 10.00 WIB
Teleconference 4, Perencanaan Business Plan Unit Penelitian, 23 Januari 2013, pk. 08.00 – 09.00 WIB
Pertemuan Tatap Muka I dan Magang Bagi Tenaga Sekretariat, 31 Januari – 4 Februari 2013.
Pertemuan Tatap Muka I Bagi Pengelola Lembaga Penelitian dan Tenaga Peneliti, 4 Februari 2013.

Hand-Out

Pengertian Manajemen dan Pengelolaannya

Pentingnya Manajemen

Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi, karena tanpa manajemen, semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Ada tiga alasan utama diperlukan manajemen, yaitu :

1. 1. Untuk mencapai tujuan.
      Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi.
   2. Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan.
      Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi, seperti pemilik dan karyawan, maupun pelanggan, konsumen, supplier, serikat kerja, asosiasi perdagangan, masyarakat dan pemerintah.
   3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas.
      Suatu kerja organisasi dapat di ukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang umum adalah efisiensi dan efektivitas.

Manajemen pada intinya adalah tentang orang dan tentang menyelesaikan pekerjaan. Banyak kecakapan-kecakapan yang harus dipahami sebagai dasar dalam mengelola suatu organisasi. Setiap dasar ini akan berguna untuk meningkatkan kemampuan SDM agar menjadi lebih efektif dalam jabatan apapun di lingkungan bisnis saat ini.

Definisi Manajemen

Mary Parker Follet mendefinisikan manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini menganduk arti bahwa para manajer mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin diperlukan, atau berarti dengan tidak melakukan tugas-tugas itu sendiri.

Pengertian manajemen begitu luas, sehingga dalam kenyataannya tidak ada definisi yang digunakan secara konsisten oleh semua orang.
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan  .
Dari definisi diatas terlihat bahwa Stoner telah menggunakan kata proses, bukan seni. Mengartikan manajemen sebagai seni mengandung arti bahwa hal itu adalah kemampuan atau ketrampilan pribadi. Suatu proses adalah cara sistematis untuk melakukan pekerjaan. Manajemen didefinisikan sebagai proses karena semua manajer, tanpa memperdulikan kecakapan atau ketrampilan khusus mereka, harus melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan-tujuan yang mereka inginkan.

Definisi di atas juga menunjukan bahwa para manajer menggunakan semua sumber daya organisasi – keuangan, peralatan, dan informasi seperti halnya orang – dalam pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Orang (atau sumber daya manusia)

adalah sumber daya terpenting bagi organisasi  , tetapi para manajer tidak akan dapat mencapai tujuan secara optimal apabila mereka mengabaikan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya.
Luther Gulick mendefinisikan manajemen sebagai suaty bidang ilmu pengetahuan (science) yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem kerjasama ini lebih bermanfaat bagi kemanusiaan.

Fungsi-Fungsi Manajemen

Menurut Fayol, seorang insinyur berkebangsaan Perancis yang mengembangkan teorinya berdasarkan pengalamannya di perusahaan pertambangan dan metalurgi, empat fungsi yang harus dilaksanakan oleh manajemen adalah :
1.    Merencanakan
2.    Mengorganisir
3.    Mengontrol
4.    Memimpin

Organisasi dan SDM

Manajemen yang sukses menuntut kita mengetahui dengan baik organisasi (produk dan layanannya), orang-orang yang ada di dalam organisasi, proses manajemen umum dan manajemen sumber daya manusia. Terkadang yang duduk sebagai Manajer mengharuskan menjadi Manajer di berbagai bidang. Menjadi manajer sumber daya manusia, manajer proyek, manajer pemasaran, manajer proses dan manajer akuntan yang terampil yang semua terangkum jadi satu. Yang paling penting, manajemen efektif berarti kita tidak boleh berhenti belajar. 

Kita harus selalu belajar untuk memperoleh kecakapan-kecakapan baru, menyaring beberapa kecakapan yang sudah jarang dipergunakan, dan memperbaharui kecakapan lain untuk menghadapi tantangan lingkungan bisnis yang selalu berubah dengan lebih baik.
Untuk itu, dalam mengelola suatu lembaga penelitian diperlukan struktur organisasi agar dapat membantu untuk mengetahui posisi masing-masing berikut wewenang dan tugasnya agar tujuan organisasi dapat tercapai.

Untuk mencapai tujuan ini, kita harus mulai dengan visi yang jelas tentang tujuan akhirnya. Hal ini akan terkait erat dengan manajemen yang efektif. Manajemen efektif terikat dengan keseluruhan kinerja organisasi. Hal ini dapat digambarkan seperti piramida dari batu bata. Jika salah seorang dalam piramida gagal menyangga bebannya, maka keseluruhan piramida akan rusak. Kemampuan kita untuk mengelola secara efektif memainkan peranan penting bagi kesuksesan (dan juga kegagalan) organisasi.
Manajemen efektif bermakna ganda. Maksudnya adalah manajer efektif secara bersamaan bergerak dalam dua arah, yang meliputi menyelesaikan tugas dan memuaskan karyawan (SDM). Manajer efektif menjalankan keduanya secara simultan. Sehingga dapat dipahami bahwa manajemen berarti menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Ini berarti kita tidak mengerjakan segala sesuatu sendiri.

Dalam penyelesaian tugas berarti kita mampu menyelesaikan pekerjaan yang ada. Bagi manajer yang bergerak dalam lembaga penelitian, hal ini berarti proyek yang banyak dengan jadwal yang ketat dan tumpang tindih. Kuncinya adalah memahami pekerjaan yang harus dilaksanakan dan mampu secara efektif mendelegasikan kepada orang-orang yang tepat.

Kepuasan karyawan merupakan hal yang sangat penting dalam manajemen. Sudah seharusnya kita memberikan kehidupan kerja yang berkualitas kepada karyawan yang akan memberikan kontribusi untuk tingkat kepuasan kerja yang lebih tinggi. Pentingnya kepuasan karyawan mendapat perhatian khusus dalam pasar tenaga kerja yang ketat. Apabila karyawan kurang puas dengan pekerjaannya, maka turnover (pergantian karyawan) meningkat. Organisasi tidak mungkin bisa produktif apabila terus-menerus kekurangan tenaga kerja dan merekrut karyawan baru.

Studi : Organisasi PKMK
Berikut adalah struktur organisasi yang ada di Pusat Manajemen Pelayanan Kesehatan (saat ini berubah nama menjadi Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan) FK UGM :

Dalam organisasi lembaga penelitian, SDM terbagi dalam 2 kelompok yaitu :
1.    Kelompok Manajemen (Direktur, Kepala Divisi, Manajer, supporting staff)
2.    Kelompok Fungsional adalah tenaga profesional yang direkrut berdasarkan kompetensinya.

Kelompok Fungsional bertugas :
o    aktif mencari informasi mengenai peluang kegiatan bagi Divisi
o    mengembangkan kompetensi pribadi dan inovasi kegiatan konsultasi/pelatihan sesuai dengan bidangnya masing-masing
o    memelihara hubungan komunikasi yang baik dengan klien
o    menjaga citra PKMK

Kelompok Fungsional terdiri dari :
o    Resource person
o    Principal Investigator / Team Leader
o    Tenaga Ahli
o    Asisten Konsultan
o    Manajer

Referensi

James A.F. Stoner, Management, Prentice / Hall International, Inc., Englewood Cliffs, New York, 1982.
T. Hani Handoko, Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia, Penerbit Liberty, Yogyakarta 1985.
T. Hani Handoko, Manajemen Edisi 2, Penerbit BPFE, Yogyakarta, 1999.
Luther Gulick, “Management is a Science”, Academy of Management Journal, Vol. 8, No. 1, Maret 1965.
Peter F. Drucker, Pengantar Management (terjemahan), PT. Binaman Pressindo – LPPM, Jakarta, 1982.
Patricia Buhler, Alpha Teach Yourself: Management Skills in 24 Hours, Prenada Media, 2004.

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasi, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Efektif berarti tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sedangkan efisien berarti tugas yang dilaksanakan secara benar, terorganisir dan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.